Gesellschaft für Standard-Dokumentation und Auswertung

Die Dokumentation von Angebot und Nutzung beratender und therapeutischer Tätigkeiten gehört für Einrichtungen im Bereich der psychosozialen Versorgung zur Grundvoraussetzung für die Qualitätsentwicklung. Dieser Prozess wurde bereits 1980 mit der Einführung von EBIS (EinrichtungsBezogenes InformationsSystem) in Einrichtungen der ambulanten Suchtkrankenhilfe initiiert. Seither sind mehrere Varianten für ambulante und stationäre Einrichtungen bzw. spezifische Dienste entwickelt worden. Mit Beginn des Jahres 2001 wurden alle bisherigen Varianten in der EBIS Systemfamilie fachlich und technisch zusammengefasst, wobei die spezifischen Bedürfnisse der einzelnen Arbeitsbereiche erhalten geblieben sind. Damit verbunden war auch eine grundlegende Neuprogrammierung und Erweiterung der Software (Version 7.x), die seitdem kontinuierlich weiterentwickelt wird. In allen Systemen werden zur Beschreibung der Angebotsstruktur, der durchgeführten Maßnahmen und der Charakteristika der Klientel jeweils einheitliche Fragenkataloge verwendet. Die in den Einrichtungen erhobenen Daten werden jährlich einer standardisierten Jahresauswertung zugänglich gemacht. Diese wird – entsprechend den hilfebereichsspezifischen Vereinbarungen - auf Bundesebene als downloadbarer Tabellenband im Internet und teilweise auch in Form kommentierter Berichte der Öffentlichkeit zur Verfügung gestellt.

Die EBIS Systemfamilie wurde seit 1980 durch das IFT Institut für Therapieforschung in München fachlich und technisch betreut und in Zusammenarbeit mit den Trägern der Systeme (EBIS Arbeitsgemeinschaften), den zuständigen Fachorganisationen und den Anwendern laufend weiterentwickelt. Zum 01. Januar 2005 hat die GSDA GmbH die Weiterentwicklung und Betreuung des Systems übernommen. Die standardisierte bundesweite Auswertung der Daten im Suchtbereich wird weiterhin vom IFT durchgeführt und von der GSDA organisatorisch abgewickelt, in den Bereichen Schwangerschaftsberatung, Wohnungslosenhilfe und Migration liegt die gesamte Durchführung nunmehr bei der GSDA. Das System steht allen interessierten Einrichtungen aus den genannten Hilfebereichen offen. Die Beteiligung liegt derzeit bei mehr als 700 Einrichtungen aus den Bereichen Allgemeine Sozialberatung, Schwangerschaftsberatung, Sozialpsychiatrische Dienste, Straffälligenhilfe, Suchtkrankenhilfe, Wohnungslosenhilfe und Migrationsberatung.

Die Grundlage der Datenerhebung bilden in allen Systemvarianten (Hilfebereichen) standardisierte Erhebungsinstumente (Fragebogen). Diese wurden jeweils in Kooperation mit den relevanten Fachgremien und -organisationen definiert bzw. adaptiert und werden permanent weiterentwickelt. Es werden unterstützt:

• der Europäische und Deutsche Kerndatensatz sowie der Bundesdatensatz Suchthilfe
• der Deutsche Basis- und Fachdatensatz Wohnungslosenhilfe
• der Deutsche Basis- und Fachdatensatz Straffälligenhilfe
• der Fachdatensatz für den Bereich Allgemeine Sozialberatung des DCV
• der Fachdatensatz für den Bereich Schwangerschaftsberatung des DCV
• der Fachdatensatz für den Bereich Migrationsberatung des DCV
• der Kerndatensatz Psychiatrie des Landes Thüringen

Ferner wird eine standardisierte Hilfeplanung und in der Suchthilfeversion die Kompatibilität mit standardisierten Leistungskatalogen (KTL und LBS) angeboten. Über diese Standarddefinitionen hinaus können individuelle einrichtungsspezifische Fragen ergänft werden. Durch die Bereitstellung von Standardtabellen auf allen Ebenen der Auswertung (Einrichtung, Träger, Region, Land, Verband, Bund) lassen sich die jeweils „eigenen“ Daten mit denen der anderen Ebenen vergleichen.

Die Grundlage für das Programm zur Klientenverwaltung und Leistungsdokumentation bietet eine

• individuelle Anpassung an die einrichtungsspezifischen Bedürfnisse dank des modularen Programmaufbaus (Basisprogramm mit fachspezifischen Aufsätzen und weiteren optionalen Modulen)
• garantierte permanente technische Weiterentwicklung des Systems (jährliche Updates).
• einrichtungsbezogene Auswertung der Daten vor Ort (auf der Basis der überregional gültigen Standardtabellen – EXCEL 2000 erforderlich)

  Die Grundversion (Basisprogramm einschließlich hilfebereichsspezifische Fachversion)

• beinhaltet eine Stammdatenverwaltung für Klienten, Angehörige, sonstige Bezugspersonen (z.B. Arzt, Bewährungshelfer, etc.) und Leistungsträger inklusive optionaler historischer Ablage von Klientenadressen.
• beinhaltet wahlweise eine Kontaktverwaltung (zur Dokumentation stattgefundener Termine) oder einen Terminplaner mit Mehrfachauswahl (für Gruppentermine) und Automatisierungs-funktion (für turnusmäßig sich wiederholende Termine). Im letzteren Fall können auch Gesprächsthemen/-inhalte vermerkt und ausgewertet werden.
• ermöglicht über die vorkonfigurierten fachbereichsspezifischen Datensätze hinaus auch die Integration eigener (d.h. einrichtungsspezifischer) Fragestellungen für alle Feldtypen und in ausreichender Anzahl.
• erlaubt die Definition beliebiger Zeit- und Datenfilter (auch für selbst definierte Fragen) für einrichtungsinterne Statistiken.
• bietet für alle Variablen Häufigkeitsverteilungen und für beliebige Variablenkombinationen Kreuztabellen für die einrichtungsinterne Statistik an.
• stellt über eine Exportschnittstelle (EXCEL) Daten in Tabellenform für die grafische Darstellung von Auswertungsergebnissen (Diagramme) zur Verfügung. Diese Tabellen und Grafiken können dann für die Erstellung von Jahresberichten verwendet werden.

  Optionale Erweiterungen der Grundversion sind die

• Mandantenfähigkeit , mit der bis zu 1000 Teilstellen (Außenstellen, Projekte, Fachdienste etc.) pro Gesamteinrichtung verwaltet werden können.
• Netzwerkfähigkeit , die das gleichzeitige Arbeiten mehrerer Benutzer im Programm erlaubt.

  Weitere optionale Module sind derzeit

• Integrierte Dokumentenverwaltung : Mittels dieser WORD-Schnittstelle können klienten-bezogen Dokumente erstellt, geändert oder gelöscht werden. Über die Verwendung von Dokumentvorlagen, die als Textmarken definierte Feldnamen aus dem EBIS-Datensatz enthalten, können alle in EBIS erhobenen Daten automatisch in diese Vorlagen übertragen und so standardisierte Formulare automatisch ausgefüllt und schnell ausgedruckt werden.
• Leistungsabrechnung : Terminbezogene Leistungen können mit den jeweils zuständigen Kostenträger abgerechnet werden. Derzeit sind die Standardformulare für die Abrechnung von Leistungen im Rahmen der Ambulanten Rehabilitation fest implementiert. Das Erstellen der Rechnung kann entweder über Standardformulare oder als Datenexport in eine Datei erfolgen, auf die dann mittels Serienbrieffunktion von einer individuell gestaltbaren Dokumentendatei aus zugegriffen wird (nur für die ambulante Suchtkrankenhilfe geeignet).
• Hilfeplanung und Verlaufsdokumentation : Dieses Modul umfasst in 13 Problembereichen die Definition von Zielvorgaben und Maßnahmen (Leistungen) sowie die Dokumentation des Fortschritts bei deren Umsetzung. Es werden unterschiedliche Versionen für den Suchtbereich und für die Hilfebereiche Allgemeine Sozialberatung, Wohnungslosenhilfe und Straffälligenhilfe angeboten. Im der Schwangerschaftsberatung wurden wesentliche Teile des Moduls in den Kerndatensatz integriert. Dieses Modul wird in 2005 im Hinblick auf die bessere Praxisorientierung überarbeitet und mit der Dokumentenverwaltung verknüpft.
• PREDI (Psychosoziales Ressourcenorientiertes Diagnostiksystem): Dieses System ermöglicht die Beschreibung von verschiedenen psychosozialen Lebensbereichen, die Erarbeitung der jeweiligen Problemperspektive, die Beurteilung vorhandener Ressourcen und die Erfasssung der jeweiligen Veränderungsmotivation der Klienten. Derzeit sind Erstkontaktbogen und Kurzdiagnose integriert, die Implementierung der Feindiagnose ist vorgesehen. Das Modul ist für alle Versionen außer dem Bereich Schwangerschaftsberatung, wo Teile des Moduls in den Kerndatenbogen integriert wurden, geeignet.

  Service und Schulungen

• regelmäßige Informationen der Teilnehmer über die aktuelle und zukünftige Entwicklung des Systems durch den Nachrichtendienst der EBIS-NEWS (jeweils im September)
• Info-Datenbank mit den häufigsten Fragen/Antworten (FAQs) auf der EBIS-WEB-Seite
• Ein Teilnehmer-Diskussionsforum im Internet
• Ausführliche Manuale für die fachliche Arbeit und die Software
• Kostenlose telefonische Service-Hotline zum Programm

• Montag - Donnerstag: 09:30 Uhr - 12:30 Uhr und 13:30 Uhr - 16:00 Uhr
• Freitag: 09:30 Uhr - 13:00 Uhr

• Regionale Anwenderschulungen:

• Kurs A: Softwareanwendung mit Schwerpunkt Dokumentation (1-tägig)
• Kurs B: Softwareanwendung mit Schwerpunkt Verwaltung (1-tägig)
• Kurs C: Datenauswertung und Statistik (1-tägig)

Alle Schulungstypen werden laufend regional durchgeführt (Termine und Schulungsinhalte auf der EBIS-WEB-Seite www.ebis-gsda.de.

Mit der Teilnahme an der obligatorischen Standardjahresauswertung sind vorbehaltlich der weiteren Finanzierung durch Dritte folgende weitere Leistungen verbunden:

• Alle Bereiche: eine einrichtungsbezogene Ergebnisdarstellung der Standardjahresauswertung (EXCEL-Tabellen) unmittelbar nach der Durchführung der Jahresauswertung vor Ort
• Suchthilfe: Download der Gesamt-Ergebnisse aller an der Standardauswertung teilnehmenden EBIS-Einrichtungen von der EBIS-WEB-Seite
• Suchthilfe: Download der überregionalen Ergebnisse (Bund, neue und alte Bundesländer) als Tabellenbände von der WEB-Seite der Deutschen Suchthilfestatistik
• Suchthilfe: ein jährliches Exemplar des kommentierten Berichts zur Deutschen Suchthilfestatistik (derzeit publiziert als Sonderheft der Zeitschrift „Sucht“)